Een aandeelhoudersbesluit is een besluit dat genomen wordt door de algemene vergadering van aandeelhouders van een vennootschap. Aandeelhoudersbesluiten kunnen zowel binnen als buiten een formele algemene vergadering worden genomen. Hoewel het vastleggen van dergelijke besluiten essentieel is, wordt dit in de praktijk toch vaak vergeten. Daarom bespreken wij in deze blog kort het nut en de noodzaak van het vastleggen van aandeelhoudersbesluiten.
Besluitvorming (buiten de) algemene vergadering
Alle vergadergerechtigden met stemrecht hebben het recht om te stemmen over een voorgenomen aandeelhoudersbesluit. Aandeelhoudersbesluiten worden vaak genomen tijdens een formeel opgeroepen aandeelhoudersvergadering, waarbij alle aandeelhouders (en overige eventuele vergadergerechtigden) fysiek bijeenkomen. Besluitvorming buiten een formele aandeelhoudersvergadering (dus geen fysieke vergadering) is ook mogelijk, zolang alle vergadergerechtigden hiermee instemmen. Het is in dat geval vereist dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht: het genomen besluit moet vervolgens ook schriftelijk worden vastgelegd.
In de praktijk worden aandeelhoudersbesluiten echter vaak ook terloops genomen en niet of onvoldoende gedocumenteerd. Besluiten worden dan informeel genomen, tijdens de dagelijkse gang van zaken. Dit is vaak het geval bij een enig bestuurder die ook enig aandeelhouder van de vennootschap is, maar ook in het geval van meerdere bestuurders die samen alle aandelen houden en waarbij de samenwerking loopt op basis van goed vertrouwen. In dergelijke gevallen wordt vaak geen fysieke vergadering bijeengeroepen, wordt het formele besluitvormingsproces niet gevolgd en/of worden besluiten niet of onvoldoende schriftelijk vastgelegd.
Het belang van schriftelijke vastlegging
Het schriftelijk vastleggen van besluiten is echter om meerdere redenen van belang.
Ten eerste is de schriftelijke vastlegging vereist voor besluitvorming buiten vergadering. Indien niet wordt voldaan aan dit vereiste, is het besluit vernietigbaar (als al kan worden aangetoond dat een besluit daadwerkelijk is genomen). Daarnaast bestaat een wettelijke verplichting voor de enig bestuurder, die ook enig aandeelhouder is, om alle rechtshandelingen tussen de vennootschap en de enig aandeelhouder schriftelijk vast te leggen. Wanneer niet aan het schriftelijkheidsvereiste wordt voldaan, is de rechtshandeling vernietigbaar.
Ten tweede verplicht de wet het bestuur van de vennootschap om besluiten van de algemene vergadering te documenteren. Ook geldt een bewaarplicht (voor de aantekeningen) van de besluiten. De aantekeningen of het besluitenlijst dienen beschikbaar te zijn op het kantoor van de vennootschap, zodat aandeelhouders en ook ander vergadergerechtigden deze besluiten kunnen inzien. Niet-naleving hiervan is een economisch delict op grond van de wet economische delicten.
Ten derde biedt het schriftelijk vastleggen van besluiten juridische zekerheid. De schriftelijke documentatie van besluiten dienen als bewijs van het bestaan en de inhoud van de besluitvorming door de aandeelhoudersvergadering. Het niet-naleven van de vereisten voor schriftelijke vastlegging kan op een later moment leiden tot discussies over het bestaan en/of de geldigheid van genomen besluiten. Dit kan vergaande negatieve gevolgen hebben, zoals een mogelijke aantasting van deze besluiten. Bij een faillissement kan de curator bijvoorbeeld mogelijk betalingen terugvorderen als blijkt dat een aandeelhoudersbesluit niet op de juiste wijze tot stand is gekomen. Dit geldt ook bij een overname, waarbij de overnemende partij na de transactie kan betogen dat bepaalde betalingen geen juridische grondslag hebben omdat het schriftelijke besluit ontbreekt.
Praktijktips
Het is dus van belang om bewust te zijn van de onderwerpen waarover de algemene vergadering bevoegd is en/of gehouden is te besluiten, waaronder onder andere besluiten tot het jaarlijks vaststellen van de jaarrekening, statutenwijziging, het benoemen of ontslaan van een bestuurder, winstuitkering, aandelenuitgifte, ontbinding, fusie en splitsing.
Verder is het raadzaam om ook bij informeel overleg tussen bestuurders/aandeelhouders, een besluitenlijst te maken. Neem bijvoorbeeld de situatie waarin bestuurders van een vennootschap samen alle aandelen houden. De samenwerking geschiedt op basis van goed vertrouwen, besluiten worden in goed overleg informeel genomen en worden verder niet vastgelegd.
Dit gaat goed, tot het moment dat tussen de twee aandeelhouders onverhoopt een conflict ontstaat, de aandelen in of de onderneming van de vennootschap wordt verkocht en/of de vennootschap failliet wordt verklaard. Het ontbreken van een schriftelijk besluit, kan dan leiden tot discussie over de geldigheid van deze besluiten en zelfs tot terugbetalingsverplichtingen.
Voor de vastlegging van de besluiten kan een standaard model aandeelhoudersbesluit worden gebruikt, waarin de aandeelhoudersbesluiten staan vermeld en die door de aandeelhouder(s) is ondertekend.
Conclusie
In de praktijk is het dus van belang om alle aandeelhoudersbesluiten schriftelijk (eventueel kan dit ook per e-mail) vast te leggen en te bewaren in administratie van de vennootschap. Door besluiten schriftelijk vast te leggen, wordt transparantie bevorderd, voldoet de vennootschap aan wettelijke vereisten en wordt discussie over de rechtsgeldigheid van besluiten beperkt. Daarmee wordt het risico voor aandeelhouders, dat achteraf het bestaan of de rechtsgeldigheid van besluiten ter discussie kan worden gesteld, beperkt.
Heb je vragen over besluitvorming of de vastlegging hiervan? Aarzel dan niet om contact op te nemen met één van onze specialisten.
Auteurs: Anke Goossens en Shaghayegh Molawi